製品コンセプト
従来の文書管理は、図面管理や紙電子化文書管理等の商品が主流でした。
これらは、組織の目的別管理や部門別管理のための個別最適化型の文書管理システムです。
e-文書法・J-SOX法・電子帳簿保存法やISO15489（JISx0902）など、内部統制に関わる要求により
組織内の統合文書記録管理を実現する全体最適化型の文書管理システムが必要になります。
弊社では、利用部門ごとの部分最適化の目的で利用するファイリングを「ファイリング1.0」、全社的利用を目的として
文書記録管理の全体最適化のためのファイリングを「ファイリング3.0」と表現します。
また、「ファイリング3.0」のコンセプトに準拠したECM情報やERP情報を統合的に管理する商品群を、「次世代ファイリングシステム」
ということばで表現します。
この「ファイリング3.0」コンセプトは、「情報共有」「データ連携」「証拠化」の観点から、ECM、ERMデータの全体最適化を行うことで 組織全体の「記録管理」と「業務改革」の大きな効果を出すことが可能です。
「ファイリング1.0」はアプリケーションを優先した後処理型でした。
「ファイリング2.0」はファイリングを先に行い、アプリロジックはデータを受け取ってから処理を行う前処理型です。
この前処理方式で膨大に発生する各種データの証拠性を確保して記録管理を行います。
組織事務において、「ファイリング2.0」にもとづく記録方式を定型化することにより、証拠記録の紙と電子情報の整合性のある
ファイリングと証拠化を実現します。
「ファイリング2.0」では、動的な記録管理期間を1年とし、マスストレージ型で記録の完全性と電子データの証拠性の確保を行います。
電子データの証拠性の確保を行い業務の運用を支援し、年度末に法的証拠として紙を印刷して保存を行います。
また、静的な記録保存に関しては「システム」「ビュアソフト」「データ」を標準化技術により、長年的な電磁記録の可視化対策を行い
物理的に外部長期保存媒体へ記録することで長期保存を実現します。
ICTの技術は変化が激しいため、メーカー依存度が高くなります。そのため、システム開発においてユーザの要望に応えることが難しい商品が数多く販売されています。
「ファイリング2.0」はOSSを利用しメーカー技術に依存しない『標準化技術の固まり』により長年的な記録保存技術を提供します。
弊社では、「ファイリング2.0」のコンセプトに基づく普遍的なシステムの開発を目標とし、一般的に公開されている標準技術を利用した統合文書記録管理システムを 開発・提供しております。
「ファイリング1.0」における課題
- 誰かが勝手にデータを上書き記録し、改ざんしてしまった。
- 誰かが勝手にファイルを移動してしまった。
- 誰かがファイル名を変更してしまった。
- 同じようなファイル名のものが多くて探せない。
- 他のデータとリンクしていたのに、誰かがリンクを切ってしまった。
組織情報の生産性を向上させるためには共有ファイリングによる情報共有とデータ連携が最適です。
すべての情報を安全に保存し、共有化出来れば組織内の事務生産性は向上すること間違いなし！
しかしながら、共有ファイリングの実態は上記のように様々な問題が発生し、かつ利用が限定されています。
また、紙と電子の二重管理で、どれが最新情報なのかが分からないという「バージョン管理」の問題が指摘されています。
根本的には、上書き記録方式による更新機能が問題の根源でありその対策が求められています。
次世代ファイリングシステムの特徴
- 操作するユーザ毎に編集権限、閲覧権限を設定することが出来ます。
- 記録はすべて追加記録方式です。同一ファイル名で保存しても前の記録は残ります。
- 削除されたデータは、削除フラグ方式で記録は残り操作履歴として閲覧することが出来ます。
- 多面検索を利用して膨大な情報から素早く網羅的に検索することが出来ます。
- 独自のリンク機能により、情報の網羅性を実現し知財情報として利用することが出来ます。
- ホストコンピュータや他の情報を記録管理データベースと連携することが出来ます。
- 各種制限が撤廃されていますので、大量なコンテンツ情報やデータベース情報が共有利用出来ます。