知財創庫
Point1 電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の電磁的記録の保存要件として、5つの原則があります。国税関係帳簿書類は、帳簿書類の真実性(真正性)と同時に可視性を確保しなければなりません。電子帳簿保存法を申請しない場合でも、法律で定められた電子帳簿の作成とルールを守る必要があります。

 

知財創庫は、機密性・完全性・可用性の情報セキュリティに対応した台帳管理システム基盤として、

電子帳簿保存法に準拠した記録管理を提供しています。

 

真実性の確保

  1. 訂正削除の履歴を残すこと
    訂正削除ができないこと、またはできるのであれば訂正削除の履歴を残すこと 

  2. 相互関連性
    他の国税関係帳簿・国税関係書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認できること

  3. 関係書類等の備付け

   データの作成に当たり社内で決められた適切な規程に基づいて入力・保存ができていること

 

可視性の確保

 4.見読可能性

   帳簿の形式に限定されないが、保存データが整然とした形式及び明瞭な状態で見ることが
     できること

  5.検索機能

   保存したデータは、求められた

     記録を速やかに検索することが

     できること

     原則として、検索範囲は

     過去7年間の事業年度ごとに

     1年間串刺しで検索できること。

     また、期間や金額の範囲など

     2つ以上の項目を

     組み合わせて指定をできることも

     要件に含まれる。

 

 

 

国税関係帳簿書類を電子帳簿保存法によって保存する場合は、電磁的記録による保存、マイクロフィルムによる保存、スキャナ保存が認められています。電磁的記録とマイクロフィルムによる保存方法は、はじめから国税関係帳簿書類をデータで管理している場合における保存方法となり、スキャナ保存は

紙で管理していたものをデータ化して保存する方法となります。

 

紙媒体の文書は、修正した後にデータ化することによって改ざんが容易になることから、スキャナ保存するためのスキャナの規格が一定水準以上の電子帳簿保存法に適合したものでないと認められないことや、タイムスタンプの付与が必要となっています。

平成27年税制改正以前の電子帳簿保存法では電子署名とタイムスタンプの併用が必要でしたが、改正後はタイムスタンプの付与のみで保存することが認められています。

 

電子帳簿保存法によるスキャナ保存対象書類

 

国税関係帳簿書類をスキャナ保存できる書類とできない書類があります。

 

スキャナ保存できる文書          

契約書、領収書、預り証、借用証書、預金通帳、小切、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書定型的約款無し)、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれらの写し

 

スキャナ保存できない文書       

仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算関係書類全般

 

(出典:適用要件~スキャナ編|国税庁HP)

平成27年税制改正前は金額の制限がありましたが、改正後は撤廃され、該当するすべての文書がスキャナ保存対象となっています。

仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表や損益計算書はスキャナ保存対象外ですが、初めからデータで管理しているのであれば電磁的記録による電子保存が可能となっている点で、帳簿や決算に関する文書は「スキャナ保存」対象外でも電磁的記録による保存が対象外となっているわけではありません。電子帳簿保存を申請しているのであれば、紙に出力して保管する必要はなく、そのままデータで保存することが可能となります。

 

 

電子帳簿保存法に対応する電子帳簿の作成と保存のルール

 

帳簿の電磁記録保存義務

  1. 真実性の確保

  ①訂正削除履歴の記録    調査時に確認できることる

  ②相互関連性の確保         帳簿と書類の項目リンクを確認できること

  2. 可視性の確保

  ①見読可能性の確保         保存データを明瞭な状態で確認できること

  ②検索機能の確保            保存データを検索し確認できること

  3. 関係書類等の備え付け      

      ①内部統制を図る措置

  ②事務規定どおりに業務を行っているか

 

発行文書の電磁記録保存義務(デジタル文書)

  1. 内部統制の職務分掌を行い3つ以上の電子署名を付与すること

  2. タイムスタンプは不要だがハッシュ値を計算し、電磁記録保存時に発行すること

  3. 文書取引明細をと書式として帳簿に転記し電磁記録保存すること

 

電子取引に係る電磁的記録の保存義務

  1. いわゆるEDI取引の電磁記録保存

  2. インターネット等による取引の電磁記録保存

  3. 電子メールにより取引情報を授受する取引の電磁記録保存

  4. サイトを設け取引情報を授受する取引の電磁記録保存

 

書類の電磁記録保存義務(受取文書スキャン保存)

  1. 真実性の確保           
    ①スキャニング・デジカメ撮影による書面

   ②電子署名・タイムスタンプ・ハッシュ値

      ③装置の信頼性を維持、ハード・ソフト・データの継続

      ④データの訂正・履歴の保存

 2. 見読可能性の確保  

     ①ハードスペックの維持

      ②画面や書面に整然と明瞭な状態で出力できることを確保

      ③相互関連性の確保(帳簿と書類の相互のリンク)

      ④検索機能の確保 保存データを検索し確認できること

 3. 関係書類の備え付け   

     ①内部統制を図る措置

      ②事務規定通りに行っているか

 

メール取引に係る電磁記録の保存義務

  1. どのようなメールを保存するか社内規定で明確にして周知徹底の義務

  2. 社外との取引メールの送信メールの本文と添付ファイルの保存義務

  3. 社外との取引メールの受信メールの本文と添付ファイルの保存義務

 

電子契約に係る電磁記録の保存義務

  1. 契約者双方の納税地で取引を明瞭な状態で出力できること

  2. 電子署名・タイムスタンプ・ハッシュ等を付与し7年から10年間保存
    (付与しない場合、訂正・削除の事務処理規定を定め規定を備え付け運用)

  3. 電子契約システム等の運用規定、システム概要、操作説明書等の備付け

  4. 契約年月日等の日付の範囲指定や契約書名による検索機能を準備すること

知財創庫のシンボルキャラクター「SAGAS」くん。

創業の地「佐賀」と記録を素早く「探す」から名付けられました。

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