福岡県大野城市福祉台帳記録管理システムの運用

大野城市では汎用台帳システムを活用して、福祉サービス給付情報の一元管理を実現しました。

各課、各業務担当者で個別に運用されていた台帳を汎用台帳システムで一元化し、総合福祉窓口から検索・閲覧を行い、問い合わせ業務を一本化。

それに伴い、迅速な回答・対応が可能となり、住民サービスの向上、各業務担当者の問い合わせ対応業務の削減などの業務改革を実現しました。

福祉台帳記録管理システムは、日々業務を行っている現場のプロである職員が、自分達にあった台帳業務を構築することが可能です。

システムを変更する場合にネックとなるのが、これまでの操作性が維持できなくなることです。福祉台帳管理システムでは、使い慣れた帳票イメージをそのまま活用できる書式管理機能を搭載していますので、データの入力、検索、出力をこれまでの帳票レイアウトそのままの形で利用できます。

大野城市は台帳業務の「共通基盤」として活用できる知財創庫による汎用台帳システムを採用し、課題であった福祉台帳記録管理システムを構築しました。

抱えていた問題点

　　・膨大な紙による情報管理

　　・縦割りで担当者のみぞ知る

　　・手続きの多さ、何度も行う説明

　　・妊婦のうち4人に1人が転入者

　　・市内での高齢者化率の偏り

　　・核家族対応住宅

解決すべき課題

　　・スムーズな情報引き継ぎ

　　・紙で管理していた情報のデータ化

　　・福祉の相談・手続きのワンストップ化

　　・業務の細分化とシステム化・マニュアル化

　　・地域情報プラットフォーム準拠

　　・病院・介護施設・保育所・幼稚園・

　　　小中学校との連携

　　・実態把握データの活用

　　・災害弱者の救助体制づくり

　　・家電などを利用した緊急事態の対応

各課、各業務でバラバラに管理され、非効率的に行われていた台帳業務を、汎用台帳システムで一元化し、検索業務の短縮を実現。住民からの問い合わせなどに迅速な対応が可能です。
従来の紙の申請書式などをそのままエントリ画面として活用でき、スムーズな運用移行が行えます。
異なる業務間でも情報の共有が実現し、必要な情報を必要な時に確認することができ、担当者間相互の問合せに掛かる時間を削減できます。
異なる業務間でもキーワードで検索することで、福祉業務全体の業務状況が把握できます。
新規台帳の開発や書式の変更作業などは職員自ら行えますので、ベンダーに依頼していた開発や修正はほとんど必要なく、長期的な運用コストが削減できます。