知財創庫
台帳管理のポイント

ジムコは、紙文書と電子文書の記録管理に関する事務のコンサルタントとして、「創造と挑戦」を合言葉に情報の記録管理、ペーパーレス化を実現するプロダクトを開発してまいりました。

ジムコが提供する「知財創庫」は、文書・帳簿記録の改ざん防止、情報保護と証拠証跡管理など、法律に基づく文書や帳簿の作成と保存の課題を解決する自社開発のソリューションで、記録管理のノウハウをOS一体型の「台帳システム基盤」として商品化しています。

 

Point1  電子帳簿保存法への対応

Point2  電算化されていない手書き台帳の課題

Point3  情報セキュリティへの対応

Point4  知財創庫が提供する新たな台帳管理

 

ITを利用した記帳記録の事務を「台帳管理」と総称し、支援ツールを「台帳管理ツール」といいます。「台帳管理ツール」には①文書作成 ②承認証跡作成 ③完全記録DB作成 ④アーカイブ保存機能が含まれます。

  • 電子帳簿保存法・内部統制:台帳の作成記録は正しい作成保存のルールを守ること    

  • 情報セキュリティの原則 :台帳のデータベース保存は情報漏えいリスクに対応すること

 

台帳管理の「ペーパーレス化」とは?

 

ペーパーレス化とは、紙文書で行っていた文書の保管・共有・閲覧などを、コンピュータシステム上でのファイルの操作や画面表示で代替し、業務の効率化やコスト低減を図る取り組みの一環として行われます。

PCやタブレットで文書・書類を作成し、クラウド上に保管、メールやSNSで配布・共有するような仕組みが整ってきたにも関わらず、事務の現場ではデジタル環境で作成した書類を紙に印刷し、承認印を得たものが原本として台帳に記帳され、保管・保存するような処理形態が依然として行われているのが現状です。紙文書は取り扱いが容易で一覧性に優れた媒体といえますが、電子メディアに比べて経年劣化、保管容積や伝達・共有の問題などが挙げられます。ペーパーレス化を推進すれば、文書の保存期間管理や情報共有の効率化、資料保管スペースの節約などの効果が得られるとともに、適切なアクセスコントロールによる厳格なセキュリティの保持・管理が行えます。

 

企業や団体の情報システムにおける記録管理は伝票や帳票類を紙媒体として台帳に記帳・管理する「台帳ファイリング」が中心です。紙媒体によるアナログな事務はミス・モレ・ムダの発生、低い生産性、セキュリティ上の問題などが指摘されており、ペーパーレス化による生産性向上や法令順守のための記録管理システムの必要性が求められています。

特に、法令に準拠した書類は、台帳業務では簿記のルールを守り正しく台帳を作成保存することが必要です。例えば簿記には文書と帳簿を証拠化して記録化するルールが存在しますので、台帳へ記載する場合の鉛筆書きは改ざんが容易なため認められません。帳簿には鉛筆書きのように改ざんが容易な上書き記録方式ではなく、ペン書きのような追加記録方式が必要となります。その他にも台帳作成時には、簿記の原則に則った以下の項目が義務化されています。

 

  1. 簿記の原則を順守した正しい文書作成と台帳記録保存

  2. 改ざん防止や情報漏洩対策のための情報セキュリティ対策

  3. 証拠記録保存は紙文書への捺印による証拠性と同等の原本保存

  4. 法定保存期間は最大30年で情報システムの耐用年数を超える長期保存

 

また、「PCでは伝票を作ってもハンコは押せない?」「電磁記録は簡単に改ざんができてしまう?」「専門知識がないので誰に聞けばいいのかわからない?」など、ペーパーレス化を阻害する課題も指摘されています。

「ペーパーレス化を推進したいが方法がわからない」、「多種多様な台帳を効率的にシステム化したい」など、台帳管理でお困りの時は是非ジムコにご相談ください。

ジムコは、記録管理のスペシャリストとして、長年のノウハウをベースにOS一体型で構築した台帳管理システム基盤「知財創庫Ⓡ」を独自開発、台帳管理のシステム化をお手伝いしています。

 

台帳管理システム基盤「知財創庫」が提供する台帳管理に最適な機能

 

情報セキュリティ機能        本人証明・非改ざん証明・漏洩対策・記録証明

情報システム機能              システムとデータへのアクセスコントロール

記録管理機能                    WORM型データベースによる改ざん防止機能・操作ログ監視機能

OSS機能                         国際標準化技術による長期的システムとデータの可用性

簿記の原則機能                 正しい簿記の原則に準拠した電子文書の作成保存

 

 

知財創庫のシンボルキャラクター「SAGAS」くん。

創業の地「佐賀」と記録を素早く「探す」から名付けられました。

​開発センター

〒840-0815佐賀県佐賀市天神2-5-12
TEL:0952-26-5740 FAX:0952-26-5741

東京営業所

〒103-0012東京都中央区日本橋堀留町1-4-16ニュー小林ビル5階

TEL:03-3527-3782 FAX:03-3527-3783
 

Copyright© 2017-2018 JIMCO CORPORATION ALL Right Reserved.